WinKAS Kundecase - MBU - WinKAS A/S

WinKAS leverer Forenings-løsning til MBU

WinKAS samarbejder med MBU (en DUF-organisation) på levering af en platform til medlemsadministration og økonomistyring.

Udfordringen

MBU fik ny sekretariatsleder i 2018 og flyttede i samme omgang kontoret fra Odense til Roskilde.

I den forbindelse blev der igangsat en større evaluering af deres IT-systemer, hvor der var et issue med deres medlemssystem – som blandt andre ikke kunne overholde deres GDPR-forpligtelse.

De havde desuden en udfordring med opkrævninger og bogføring her – hvor der var mange manuelle processer forbundet. Medlemssystemet og økonomisystemet var to forskellige systemer hvor integrationen ikke fungerede.

MBU gik aktivt i markedet efter en ny leverandør, og stillede derfor en række krav om blandet andet at kunne håndtere medlemmer i forhold til GDPR, nemmere opkrævning med automatisk bogføring.

 

Vi valgte WinKAS, da de kan opfylde de krav, vi har til vores administrationssystem, og desuden er samarbejdet med WinKAS rigtig godt – vi er meget tilfredse

Simon Holtti

Sekretariatsleder hos MBU

 

Løsningen

MBU valgte WinKAS’ foreningsløsning til at understøtte alle deres aktiviteter, og ikke mindst, til at sikre deres fortsatte udvikling.

MBU benytter sig af alle løsningens funktioner som er inddelt i de nedenstående moduler:

  • Regnskab & Finans
    • Regnskabssystem med finans, bogholder, regnskab, budget
    • Automatisk lave skema med medlemsindberetning til DUF og Kommune
  • Medlemsstyring
    • Avanceret modul til medlemskab og donationer, med automatisk træk og bogføring via betalingskort, avanceret medlemshistorikker, medlemsliste mfl.
    • Specialliste til indberetning til DUF-medlemskab/tilskud
  • Betalinger
    • Integrationer til betalings-gateway/indløser – NETS Easy
    • Tilmelde betalingskort, ændre på betalingsfrekvenser mv.
  • Selvbetjeningsportal
    • Portal for tilmelding af nye medlemmer, salg af medlemskaber,
    • Medlemmer kan bl.a. selv rette i egne oplysninger, rette betalingskortoplysninger mv.
  • Organisationsløsning til lokalafdelinger
    • I løsningen kan alle 16 afdelinger opkræves centralt. Medlemsstyring foregår også centralt. Lokalafdelingerne kan logge på systemet og kommunikere med egne medlemmer, herunder udsende mails og sms samt se betalingsstatus på egne medlemmer.
  • SMS Opkrævning/Medlemshvervning
    • Når en lokalafdeling afholder et åbent arrangement, kan vi hverve medlemmer på stedet ved hjælp af sms-tilmelding. Fra en formular fra sms’en kan medlemmet hurtigt indmelde sig og betale sit medlemskab. Hvorefter hovedafdelingen kan forsætte med at opkræve medlemmet.

 

Gevinster ved WinKAS

Vi føler vi har fået mange gevinster ud af at bruge WinKAS Air. Først og fremmest har vi fået et brugervenligt system hvor vi, på en nem og overskuelig måde, kan få et overblik over vores medlemmer og deres data.

Den helt store gevinst er dog at vi har fået frigivet en masse tid i forbindelse med opkrævning og bogføring. Tidligere brugte vi meget tid på at opkræve, da der var mange manuelle opgaver forbundet med dette.

Og det var ligeledes en stor udfordring med den efterfølgende bogføring, da det var i et særskilt system, som ikke var integreret med medlemssystemet. Alt dette er blevet strømlinet med WinKAS Air – vi har fået et system til det hele, og nu kører opkrævning via korttræk og den efterfølgende bogføring sker helt automatisk. Det har virkelig givet os et løft.

Vi har desuden fået mulighed for at kunne bruge vores medlemsdata mere aktivt, og samtidig har vi kunnet imødekomme de nye retningslinjer med GDPR.

Simon Holtti

Sekretariatsleder hos MBU

 

Vil du prøve WinKAS Air – prøv 30 dage gratis lige her.