WinKAS Air regnskabs system indeholder nedenstående elementer.
Når man startet på at lave sit regnskab, er det første man skal tage stilling til er foreningens kontoplan. Kontoplanen skal afspejle, hvad man ønsker at kunne læse ud af regnskabet. Man skal huske at foreningens medlemmer skal kunne forstå regnskabet når det vises på generalforsamlingen. For at have det nødvendige overblik over foreningens likviditet og økonomiske forhold er vigtigt at kassereren har de konti i kontoplanen som er nødvendige for at kunne vise, indtægter, udgifter og en oversigt over status konti.
WinKAS Air er født med en kontoplan som rigtig mange foreninger blot kan begynde at bruge. Kontoplanen er opsat med indtægtskonti som tælles sammen til indtægter i alt. På samme måde er udgifterne opsat. Indtægter og udgifter fratrækkes hinanden og foreningens resultat vises. Beholdningskonti ajourføres automatisk under bogføringen. Foreningens resultat overføres også automatisk til formue/egenkapital og denne ajourføres også automatisk under bogføringen.
Har kassereren/foreningen ønske om at lave kontoplanen om, således at en regnskabsrapport viser flere konti, og evt. flere sammentællinger er det nemt klaret.
Man opbygger kontoplanen nemt. Der er tre typer af konti: Tekst, konto og sumkonto. Ved hjælp af disse kan man opbygge en kontoplan helt fra bunden, eller tilføje/fjerne i den eksisterende kontoplan. for at systemet skal kunne udskrive en regnskabsrapport der laver de automatiske overførsler, som nævnt ovenfor.
Se manual om brug af funktioner og opsætning af WinKAS Air kontoplan
I posterings-kladden indtastes alle de posteringer foreningerne har i forbindelse med udgifter til foreningens drift. Det drejer sig om alt fra husleje, rengørings-artikler, kontorholdsudgifter mv.
Indtægter i foreningen overføres for det meste automatisk til posterings-kladden fra onlinebetalinger. Det er dog muligt at man indtaster indtægter i kladden. F.eks. hvis et medlem betaler et kontingent eller andet. Beløbet posteres i givet fald på samme måde som udgifter.
Inden man starter med at bruge posterings-kladden, skal man rette denne til, så det kun er de kolonner man ønsker at bruge som vises. Herefter gemmes kladden og vil være tilrettet til fremtidig brug. Ønsker man at bytte om på kolonnerne, er dette også muligt. Der kan også opsættes konti i kladden som salderer med bevægelserne i posterings-kladden. Dette kan være nyttigt, så kan man løbende under indtastningen kan se, at kasse og bank stemmer overens med kontoudtog og beholdning under indtastningen.
Det er også muligt at have flere kladder til forskellige typer af posteringer.
Der kan rettes i kladden indtil der trykkes bogfør. Når man har trykket bogfør forsvinder bevægelserne i kladden og gemmes i databasen. Posterne er nu bogført. Disse kan nu ses under de kontonumre hvor de er konteret.
I kladden kan man postere på både projekter og afdelinger, se mere herom i afsnittet Projekter og afdelings-regnskab.
Se manual om brug af funktioner og opsætning af WinKAS Air kladde.
Når det sidste bilag er indtastet i posterings-kladden og alle poster er bogført er din regnskabs-rapport klar. Du kan lave rapporter for den bestemte periode du ønsker. Dvs. du kan lave måneds-rapporter, kvartals-rapporter, halv-årsrapporter og regnskabs-rapporter til bestyrelse og generalforsamling.
Du definerer selv alle rapporterne, gemmer dem og udskriver/mailer dem, alt efter dit behov for rapportering. Du har mulighed for at have sammenligningstal fra tidligere perioder, sidste år mv.
Du kan vise lige så mange kolonner som du ønsker, og du kan de kombineres dem med tal fra tidligere perioder. Du kan også lave momsrapporter.
Du kan også lave projektrapporter og afdelings-rapporter og kombinere disse med ovennævnte. Læs mere om disse under projekter og afdelings-regnskaber.
Se manual om brug af funktioner og opsætning af WinKAS Air regnskabs-rapporter.
Med dette modul kan du opstille budget for en kommende periode. Du har uanede muligheder for at lave budget for en kommende periode. Det kan være på månedsvis, kvartals, halvårs eller helårs-periode.
Overfør nemt din kontoplan og begynd at arbejde med tallene. Når du er færdig gemmes tallene og budgettet kan vises. Det kan nu kombineres med regnskabs-rapporterne og være et stærkt styrings-værktøj i forenings/bestyrelses arbejdet fremover.
Det er virkelig nemt at bruge dette modul, samtidig med at det styrker foreningernes behov for økonomistyring. Enhver ansvarlig kasserer/bestyrelse vil elske dette modul.
Se manual om brug af funktioner og opsætning af WinKAS Air budgetmodul.
Du kan oprette alle de projekter du ønsker i WinKAS Air. Et projekt kan f.eks. være: en tur for juniorerne til et stævne. Opret et projekt, døb det med det navn du ønsker. Bogfør nemt alle posteringerne i posterings-kladden samtidig med du laver den almindelige bogføring. De poster som der skal laves projekt over, mærkes med en kode der henviser til projektet. Dette gælder både for indtægter og udgifter. Herefter kan der trækkes en rapport for netop dette projekt. Så kan bestyrelse og andre se resultatet af projektet, samtidig med at poster indgår i det øvrige regnskab. Der kan laves projekter på alt det man ønsker.
Afdelings-regnskab fungerer på samme måde. Kan typisk bruges i en flerstrenget forening. Man kan lave alle de afdelinger man ønsker. Her kan man lave rapporter for den enkelte afdeling eller for koncernen.
Der kan også laves projekter under afdelingerne.