WinKAS leverer løsning til Fritidspas til Aarhus Kommune

Udfordringen

Ordningen med Fritidspas var tidligere en manuel proces i Aarhus Kommune.

Alle parter involveret i processen skulle foretage manuelle opgaver – fra borgeren der skulle ansøge på papir, til foreningen som skulle modtage borgeren, og ikke mindst det efterfølgende papirarbejde internt i Aarhus Kommune.

Det var tidskrævende, og der var ofte mange fejlkilder i forbindelse med hele processen fortæller Malene Bønlykke Riis, Sport & Fritid, Aarhus Kommune.

Borgeren skulle udfylde og indsende ansøgningsskemaet på papir. Efter en godkendelse skulle foreningen så håndtere fritidspasset manuelt, uden at kunne verificere om fritidspasset eventuelt var indløst – helt eller delvist. Der var således ingen garanti for foreningen om at der var dækning på fritidspasset.

De efterfølgende udgiftsbilag som skulle håndteres i Sport & Fritid i Aarhus Kommune var ligeledes en manuel proces hvor bilagene skulle godkendes af den pågældende leder.

Løsningen

Sport & Fritid i Aarhus Kommune har valgt WinKAS’ Fritidspas-modul til at understøtte håndteringen af de forskellige arbejdsopgaver i Fritidspas-ordningen.

Fritidspas modulet indeholder:

• Komplet digital løsning med ansøgning, sagsbehandling, godkendelse samt refusion – alt sammen digitalt med udgangspunkt forhåndsindtastede oplysninger.
• Importfunktion for potentielle Fritidspasmodtagere – masseindlæsning
• Fritidspas giver mulighed for at borger, selv kan søge om et fritidspas
• Integration mellem fritidspas og kommunens økonomisystem for udbetaling til foreningerne
• Statistikfunktion

Gevinster ved WinKAS

Generelt vil jeg sige at hele processen er blevet hurtige, og samtidig er fejlkilderne blevet meget mindre.

Borgeren har lettere ved at ansøge da det er blevet digitalt, og de indtastede oplysninger kan vi i Sport & Fritid bruge til den efterfølgende godkendelse. Alt er forhåndsindtastet, og giver således et hurtigere, samt mere præcist udgangspunkt.

Foreningerne har også opnået en lettere håndtering af fritidspas – de er sikre på at fritidspasset er gyldigt, og når de sender en anmodning om refusion er pengene allerede sikret – netop fordi alle oplysninger på forhånd er valideret.

Samtidig kan de følge med i processen med deres anmodning i forhold til udbetaling af pengene.

Internt i kommunen nyder vi godt af løsningen, da vi fra starten kan få valideret de indtastede oplysninger, og samtidig sikre at foreningen såvel som borgeren kommer hurtigt igennem processen.

Fejlkilderne er minimale, og vi har meget mindre håndteringsarbejde – kort fortalt så er vi meget tilfredse.

Malene Bønlykke Riis

Sport & Fritid, Aarhus Kommune